Vereinbarung zur Qualitätssicherung (QSV) der Licatec – Gruppe
(Stand: Dezenber 2014)
Licatec - Vereinbarung zur Qualitätssicherung (QSV)
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1. Präambel
Die vorliegende Qualitätssicherungsvereinbarung (nachfolgend QSV genannt)
ist ein lebendes, den aktuellen Erfordernissen angepasstes Regelwerk zur
Sicherstellung der Qualität von Zukaufprodukten. Mit der Zielsetzung des Null-
Fehlerprinzips in der Lieferantenkette werden Schnittstellen, Vorgaben,
resultierende Aufgaben sowie die Spiegelung aus Normen, Gesetzen und
Anforderungen von Endkunden verantwortlich definiert.
Sie beschreibt die Mindestanforderungen an das Qualitätsmanagementsystem
der Vertragspartner und regelt deren Rechte und Pflichten.
Um besonderen Anforderungen an Spezifikation und Qualität eines Produktes/
einer Dienstleistung Rechnung zu tragen, sind fallspezifische Änderungen
oder Ergänzungen der Licatec QSV in Abstimmung mit den Lieferanten
möglich. Dauerhafter Unternehmenserfolg und nachhaltige
Kundenorientierung kann nur durch effektive Kooperation und Kommunikation
zwischen Licatec und seinen Lieferanten erreicht werden.
2. Geltungsbereich
Die QSV ist für alle Lieferanten, die Zukaufprodukte an Licatec liefern, rechtsverbindlich.
3. Qualitätsmanagementsystem des Lieferanten
Der Lieferant verpflichtet sich zur permanenten Anwendung eines Qualitätsmanagementsystems
in Anlehnung an DIN EN ISO 9001 in der jeweiligen
gültigen Form oder eines Systems, das mindestens alle inhaltlichen Anforderungen
der vorgenannten Norm erfüllt. Der Lieferant ist dem Null-Fehler-Ziel
verpflichtet und muss seine Leistungen dahingehend kontinuierlich optimieren.
Abweichende Zielvereinbarungen werden in Spezifikationen getroffen (z. B. in
Technischen Lieferbedingungen Einkauf (TLE), Rahmenvereinbarungen,
Regelungen im Anlaufmanagement).
Im Falle von Fusionen, Akquisitionen und Angliederungen und ähnlichen Maßnahmen
mit möglicher Auswirkung auf die Struktur des Unternehmens oder
seiner Betriebe nimmt der Lieferant eine Verifizierung zum QM-System vor
und informiert Licatec unverzüglich zu Sachverhalt und Ergebnis der
Verifizierung.
4. Qualitätssicherungsmaßnahmen
Der Lieferant ist verpflichtet, zur Umsetzung und Einhaltung der vereinbarten
Spezifikationen, vorliegenden Zeichnungsdokumenten sowie Anweisungen zur
Verpackung, Etikettierung und Beschriftung, erforderliche Qualitätsprüfungen
in Vorgabedokumenten festzuhalten und mittels geeigneter Dokumentation
nachweislich sicherzustellen (z. B. Prüfprotokolle, Prüfpläne). Sofern nicht ausdrücklich
100%-Prüfungen vorgeschrieben sind, müssen statistische
Methoden zur Qualitätssicherung angewandt werden. Im gesamten Produktionsprozess
sind angemessene und geeignete Stichprobenpläne anzuwenden.
Der Lieferant fertigt, verpackt und überwacht prozessbegleitend alle
an Licatec zu liefernden Erzeugnisse nach den zugrunde liegenden und zur
Verfügung gestellten Unterlagen, insbesondere Zeichnungen, technische
Spezifikationen, den aktuell gültigen Normen sowie individuelle Festlegungen.
Dabei wählt der Lieferant die Prüfmittel so, dass alle vereinbarten sowie die
nach allgemeinem Stand der Technik sinnvollen Qualitätsmerkmale prüfbar
sind. Die Prüfmittel unterliegen in Anlehnung der DIN EN ISO 9001 einer
Prüfmittelüberwachung und sind dementsprechend in angemessenen Intervallen
zu prüfen.
Werden zu vereinbarten Spezifikationen keine besonderen Merkmale zur
statistischen Prozessregelung und zugehörige Fähigkeitsgrenzwerte seitens
Licatec bekannt gegeben (z.B. in Zeichnungen, TLE), ist der Lieferant für die
Festlegung und Bewertung besonderer Produktmerkmale/ Prozessparameter
verantwortlich.
Auf Anforderung ist die Produktqualität zu bescheinigen, geforderte
Merkmale, benötigte Nachweise und Art der Bereitstellung (z.B. Beigabe von
Bescheinigungen/ Prüfzeugnisse zu jeder Charge/ Lieferung) werden seitens
Licatec in der TLE festgelegt.
Der Lieferant sorgt eigenverantwortlich für eine angemessene Archivierung
der relevanten Dokumentation (Produktions- und Qualitätsaufzeichnungen).
Die grundsätzliche Aufbewahrungsfrist beträgt mindestens 5 Jahre.
Licatec ist auf Wunsch Einsicht in die relevante Dokumentation zu gewähren.
Licatec behält sich vor, den Sachstand zu o.g. Vorgaben und Abläufen beim
Lieferanten vor Ort zu verifizieren.
4.1 Änderungen technischer Dokumentationen, Vorschriften
und Zeichnungen
Änderungen technischer Dokumente (Prüfanweisungen, Spezifikationen und
deren Anlagen) und Vorschriften werden bei Bedarf von Licatec durch den
Änderungsdienst geprüft und geändert. Anschließend werden diese
Änderungen entsprechend in Form einer Änderungsanweisung und dem
aktuellen Revisionsstand verteilt.
Änderungen bedürfen grundsätzlich der Zustimmung von Licatec. Der Vordruck
der Änderungsanweisung beinhaltet zugleich den Änderungsnachweis.
Diese Anweisung inkl. Nachweis wird mit einer rechtsverbindlichen Unterschrift
an den Lieferanten übersendet. Ist die Einarbeitung der Änderung
beim Lieferanten abgeschlossen, wird dieser Änderungsnachweis
rechtsverbindlich unterschrieben zur Archivierung an Licatec zurückgesendet.
Die Gültigkeit der Änderung tritt sofort nach Bekanntgabe ein.
Zeichnungen, die vom Lieferanten erstellt werden, müssen erst der technischen
Abteilung Licatec zur Prüfung und Freigabe vorgelegt werden. Zeichnungsänderungen
werden grundsätzlich von Licatec verwaltet und
entsprechend, in Form einer Änderungsanweisung, an den Lieferanten
weitergegeben.
4.2 Entwicklung und Bemusterung
Im Falle von Entwicklungsaufträgen setzt der Lieferant eigenverantwortlich
fundierte Methoden, wie z. B. eine definierte Projektleitung, entsprechende
Meilensteine und zugehörige Überwachungsmechanismen, ein. Der jeweilige
Entwicklungsfortschritt ist an Licatec bekannt zu geben. Licatec behält sich
vor, eine Überprüfung der Entwicklungsleistung auch vor Ort beim Lieferanten
vorzunehmen.
Auf Grundlage der Produkt- und Prozessspezifikation ist vor Aufnahme der
Serienlieferung eine Erstmustervorstellung in Form von Erstmusterprüfberichten
an Licatec durchzuführen. Eventuell alternative Bemusterungsverfahren
oder Änderungen zum Bemusterungsablauf werden von Licatec
mitgeteilt und mit den Lieferanten abgestimmt.
Gebinde, Verpackungen und zugehörige Kennzeichnung zur qualitätsgerechten
Anlieferung, Verarbeitung und Rückverfolgbarkeit werden, wenn nicht
durch Licatec spezifisch vorgegeben, eigenverantwortlich vom Lieferanten
vorgeschlagen und vorgestellt.
Serienlieferung darf erst nach schriftlicher Freigabe durch Licatec erfolgen.
Des Weiteren verpflichtet sich der Lieferant bei dokumentationspflichtigen
Dokumenten in regelmäßigen Zeitabständen, in der Regel jährlich, zu einer
Produktrequalifizierung, indem eine vollständige Messung aller geforderten
Merkmale durchgeführt wird.
Das Ergebnis der Requalifizierung wird analog der Erstmustervorstellung bekannt
gegeben. Auf Anforderung stellt der Lieferant die Prüfplanungsunterlagen
fallweise zur Verfügung.
Serienlieferung darf erst nach schriftlicher Freigabe durch Licatec erfolgen.
5. Verpackung und Rückverfolgbarkeit
Produkt- und Gebindekennzeichnung einschließlich Etikettierung werden
in Spezifikationen wie Technischen Lieferbedingungen vorgeschrieben. Vom
Lieferanten geplante Änderungen gegenüber den vereinbarten Spezifikationen
bedürfen der frühzeitigen Abstimmung und Vereinbarung mit Licatec.
(vgl. Punkt. 4.2)
Der Lieferant ist verantwortlich, geeignete Maßnahmen einzusetzen, dass
bei Auftreten von Qualitätsabweichungen an Licatec-Erzeugnissen, binnen
24 Stunden der Umfang bestimmt ist, welche weiteren Produkte, Chargen,
Fertigungs- und Lieferlose betroffen sein könnten. Der Lieferant wird über
sein Kennzeichnungssystem oder über sonstige Maßnahmen Licatec so
unterrichten, dass dieser eigene Feststellungen treffen kann.
Sind nach Einschätzung der Lieferanten ergänzende Daten zur Rückverfolgbarkeit
eventuell fehlerhafter Fertigungs- und Lieferlose erforderlich, führt der
Lieferant Abklärung mit Licatec herbei.
6. Zusammenarbeit
Die Vertragspartner pflegen eine offene, partnerschaftliche Zusammenarbeit,
insbesondere hinsichtlich eines aktiven Informationsaustausches. Der
Lieferant informiert Licatec daher über alle Änderungen bezüglich der
Produkte und Prozesse und gewährt dem Licatec-Beauftragten Einblick in
die jeweiligen technischen Unterlagen. Dabei ist jede Art von Änderungen an
Produkten sowie Herstellungsprozessen und -ort, welche die vereinbarte
Spezifikation oder die Produktqualität beeinflussen kann, durch Neuabmusterungen
aufzuzeigen. Darüber hinaus wird der Zutritt zu den produktionsbezogenen
Fertigungsstätten innerhalb der üblichen Geschäftszeiten nach
kurzfristiger Voranmeldung und in Begleitung der Geschäftsleitung oder des
Qualitätsmanagementbeauftragten ermöglicht. Der Lieferant gewährt Licatec,
bei technischen Problemen der Produkte umgehend eine angemessene
Unterstützung bei der Ursachenermitt-lung und der Problemlösung.
Bestehen Anzeichen von Unvollständigkeit oder Fehlerhaftigkeit der Unterlagen,
die von Licatec zur Verfügung gestellt werden, liegt die Verantwortung
beim Lieferanten, Licatec umgehend über den Sachverhalt zu unterrichten
und bei der Lösungsfindung zu unterstützen.
7. Wareneingangsprüfung bei Licatec
Die Verantwortung zur Bereitstellung fehlerloser Lieferungen oder Produkte
obliegt dem Lieferanten. Licatec ist deshalb bestrebt, die Aufwendungen zur
Warenannahme zu minimieren. Soweit nichts anderes vereinbart, werden
Wareneingangsprüfungen bei Licatec lediglich als Ident- und Mengenprüfung
und auf äußerlich erkennbare Transport- und Verpackungsschäden ausgelegt.
Weitere Untersuchungsbemühungen von Licatec bestehen nicht.
Erfordern Lieferleistung, Qualitätslage oder Zweifel an den qualitätssichernden
Maßnahmen des Lieferanten einen erhöhten Aufwand bei Wareneingangsprüfung,
Weiterverarbeitung durch Licatec, kann dieser Aufwand dem Lieferanten
in Rechnung gestellt werden.
Die Ergebnisse aus Wareneingangsprüfung und Lieferleistung fließen in die
Licatec Lieferantenbewertung ein.
8. Abweichung von Licatec-Erzeugnissen
Werden Qualitätsabweichungen vom Lieferanten festgestellt oder an bereits
gelieferten Produkten vermutet, so ist Licatec unverzüglich zu informieren und
das weitere Vorgehen mit Licatec abzustimmen. Die Lieferung von Produkten,
die nicht den Licatec-Vorgaben bzw. Spezifikationen entsprechen, bedarf der
ausdrücklich schriftlichen Genehmigung durch die Geschäftsleitung Licatec.
Wird gelieferte Ware von Licatec beanstandet, ist der Lieferant verpflichtet, die
Qualitätsabweichung unverzüglich auf eigene Kosten zu beheben oder die
Ware auf eigene Kosten zu ersetzen. Licatec erhebt für die Reklamationsbearbeitung
eine Kostenpauschale in Höhe von 25€ je Vorgang. Licatec erhält
innerhalb von 5 Werktagen einen ersten schriftlichen Zwischenbescheid, der
kurzfristig eingeleitete Maßnahmen aufzeigt und weitere Zieltermine benennt.
Bis spätestens 2 Wochen nach Eingang der Reklamation ist eine Stellungnahme
zu den Fehlerursachen und den Abstellmaßnahmen (zum Beispiel in
Form eines 8D Reports) an Licatec abzugeben.
9. Mängel bzw. Fehler die beim Kunden festgestellt werden
Werden kundenseitig Mängel bzw. Fehler der Licatec-Gruppe angezeigt, die
auf den Lieferanten zurückzuführen sind, so obliegt es dem Lieferanten, ob die
Ware vom Kunden zurückgeholt wird und der Lieferant sowohl die Haftung als
auch die Kosten übernimmt oder ob der Kunde diese verschrotten kann und
kostenfreier Ersatz geliefert wird. Licatec erhebt für die Reklamationsbearbeitung
eine Kostenpauschale in Höhe von 25€ je Vorgang. Der Lieferant ist
verpflichtet eine Entscheidung spätestens 5 Tage nach Anzeige zu treffen und
Licatec schriftlich mitzuteilen.
10. Vertraulichkeit
Der Lieferant und Licatec verpflichteten sich, die von beiden Häusern erhaltenen
technischen Informationen geheim zu halten und nur im Rahmen dieser
Vereinbarung zu benutzen. Die Geheimhaltungspflicht entfällt, sofern die
Informationen ohne vertragswidriges Zutun einer Partei offenkundig werden
oder zum Stand der Technik gehören.