Vereinbarung zur Qualitätssicherung (QSV) der Licatec – Gruppe

(Stand: Dezenber 2014)

Licatec - Vereinbarung zur Qualitätssicherung (QSV) [Download als pdf]

1. Präambel
Die vorliegende Qualitätssicherungsvereinbarung (nachfolgend QSV genannt) ist ein lebendes, den aktuellen Erfordernissen angepasstes Regelwerk zur Sicherstellung der Qualität von Zukaufprodukten. Mit der Zielsetzung des Null-Fehlerprinzips in der Lieferantenkette werden Schnittstellen, Vorgaben, resultierende Aufgaben sowie die Spiegelung aus Normen, Gesetzen und Anforderungen von Endkunden verantwortlich definiert. Sie beschreibt die Mindestanforderungen an das Qualitätsmanagementsystem der Vertragspartner und regelt deren Rechte und Pflichten. Um besonderen Anforderungen an Spezifikation und Qualität eines Produktes/einer Dienstleistung Rechnung zu tragen, sind fallspezifische Änderungen oder Ergänzungen der Licatec QSV in Abstimmung mit den Lieferanten möglich. Dauerhafter Unternehmenserfolg und nachhaltige Kundenorientierung kann nur durch effektive Kooperation und Kommunikation zwischen Licatec und seinen Lieferanten erreicht werden.

2. Geltungsbereich
Die QSV ist für alle Lieferanten, die Zukaufprodukte an Licatec liefern, rechtsverbindlich.

3. Qualitätsmanagementsystem des Lieferanten
Der Lieferant verpflichtet sich zur permanenten Anwendung eines Qualitätsmanagementsystems in Anlehnung an DIN EN ISO 9001 in der jeweiligen gültigen Form oder eines Systems, das mindestens alle inhaltlichen Anforderungen der vorgenannten Norm erfüllt. Der Lieferant ist dem Null-Fehler-Ziel verpflichtet und muss seine Leistungen dahingehend kontinuierlich optimieren. Abweichende Zielvereinbarungen werden in Spezifikationen getroffen (z. B. in Technischen Lieferbedingungen Einkauf (TLE), Rahmenvereinbarungen, Regelungen im Anlaufmanagement). Im Falle von Fusionen, Akquisitionen und Angliederungen und ähnlichen Maßnahmen mit möglicher Auswirkung auf die Struktur des Unternehmens oder seiner Betriebe nimmt der Lieferant eine Verifizierung zum QM-System vor und informiert Licatec unverzüglich zu Sachverhalt und Ergebnis der Verifizierung.

4. Qualitätssicherungsmaßnahmen
Der Lieferant ist verpflichtet, zur Umsetzung und Einhaltung der vereinbarten Spezifikationen, vorliegenden Zeichnungsdokumenten sowie Anweisungen zur Verpackung, Etikettierung und Beschriftung erforderliche Qualitätsprüfungen in Vorgabedokumenten festzuhalten und mittels geeigneter Dokumentation nachweislich sicherzustellen (z. B. Prüfprotokolle, Prüfpläne). Sofern nicht ausdrücklich 100%-Prüfungen vorgeschrieben sind, müssen statistische Methoden zur Qualitätssicherung angewandt werden. Im gesamten Produktionsprozess sind angemessene und geeignete Stichprobenpläne anzuwenden. Der Lieferant fertigt, verpackt und überwacht prozessbegleitend alle an Licatec zu liefernden Erzeugnisse nach den zugrunde liegenden und zur Verfügung gestellten Unterlagen, insbesondere Zeichnungen, technische Spezifikationen, den aktuell gültigen Normen sowie individuelle Festlegungen. Dabei wählt der Lieferant die Prüfmittel so, dass alle vereinbarten sowie die nach allgemeinem Stand der Technik sinnvollen Qualitätsmerkmale prüfbar sind. Die Prüfmittel unterliegen in Anlehnung der DIN EN ISO 9001 einer Prüfmittelüberwachung und sind dementsprechend in angemessenen Intervallen zu prüfen. Werden zu vereinbarten Spezifikationen keine besonderen Merkmale zur statistischen Prozessregelung und zugehörige Fähigkeitsgrenzwerte seitens Licatec bekannt gegeben (z. B. in Zeichnungen, TLE), ist der Lieferant für die Festlegung und Bewertung besonderer Produktmerkmale/Prozessparameter verantwortlich. Auf Anforderung ist die Produktqualität zu bescheinigen, geforderte Merkmale, benötigte Nachweise und Art der Bereitstellung (z. B. Beigabe von Bescheinigungen/Prüfzeugnisse zu jeder Charge/Lieferung) werden seitens Licatec in der TLE festgelegt. Der Lieferant sorgt eigenverantwortlich für eine angemessene Archivierung der relevanten Dokumentation (Produktions- und Qualitätsaufzeichnungen). Die grundsätzliche Aufbewahrungsfrist beträgt mindestens 5 Jahre. Licatec ist auf Wunsch Einsicht in die relevante Dokumentation zu gewähren. Licatec behält sich vor, den Sachstand zu o. g. Vorgaben und Abläufen beim Lieferanten vor Ort zu verifizieren.

4.1 Änderungen technischer Dokumentationen, Vorschriften und Zeichnungen
Änderungen technischer Dokumente (Prüfanweisungen, Spezifikationen und deren Anlagen) und Vorschriften werden bei Bedarf von Licatec durch den Änderungsdienst geprüft und geändert. Anschließend werden diese Änderungen entsprechend in Form einer Änderungsanweisung und dem aktuellen Revisionsstand verteilt. Änderungen bedürfen grundsätzlich der Zustimmung von Licatec. Der Vordruck der Änderungsanweisung beinhaltet zugleich den Änderungsnachweis. Diese Anweisung inkl. Nachweis wird mit einer rechtsverbindlichen Unterschrift an den Lieferanten übersendet. Ist die Einarbeitung der Änderung beim Lieferanten abgeschlossen, wird dieser Änderungsnachweis rechtsverbindlich unterschrieben zur Archivierung an Licatec zurückgesendet. Die Gültigkeit der Änderung tritt sofort nach Bekanntgabe ein. Zeichnungen, die vom Lieferanten erstellt werden, müssen erst der technischen Abteilung Licatec zur Prüfung und Freigabe vorgelegt werden. Zeichnungsänderungen werden grundsätzlich von Licatec verwaltet und entsprechend in Form einer Änderungsanweisung an den Lieferanten weitergegeben.

4.2 Entwicklung und Bemusterung
Im Falle von Entwicklungsaufträgen setzt der Lieferant eigenverantwortlich fundierte Methoden, wie z. B. eine definierte Projektleitung, entsprechende Meilensteine und zugehörige Überwachungsmechanismen, ein. Der jeweilige Entwicklungsfortschritt ist an Licatec bekannt zu geben. Licatec behält sich vor, eine Überprüfung der Entwicklungsleistung auch vor Ort beim Lieferanten vorzunehmen. Auf Grundlage der Produkt- und Prozessspezifikation ist vor Aufnahme der Serienlieferung eine Erstmustervorstellung in Form von Erstmusterprüfberichten an Licatec durchzuführen. Eventuell alternative Bemusterungsverfahren oder Änderungen zum Bemusterungsablauf werden von Licatec mitgeteilt und mit den Lieferanten abgestimmt. Gebinde, Verpackungen und zugehörige Kennzeichnung zur qualitätsgerechten Anlieferung, Verarbeitung und Rückverfolgbarkeit werden, wenn nicht durch Licatec spezifisch vorgegeben, eigenverantwortlich vom Lieferanten vorgeschlagen und vorgestellt. Serienlieferung darf erst nach schriftlicher Freigabe durch Licatec erfolgen. Des Weiteren verpflichtet sich der Lieferant bei dokumentationspflichtigen Dokumenten in regelmäßigen Zeitabständen, in der Regel jährlich, zu einer Produktrequalifizierung, indem eine vollständige Messung aller geforderten Merkmale durchgeführt wird. Das Ergebnis der Requalifizierung wird analog der Erstmustervorstellung bekannt gegeben. Auf Anforderung stellt der Lieferant die Prüfplanungsunterlagen fallweise zur Verfügung. Serienlieferung darf erst nach schriftlicher Freigabe durch Licatec erfolgen.

5. Verpackung und Rückverfolgbarkeit
Produkt- und Gebindekennzeichnung einschließlich Etikettierung werden in Spezifikationen wie Technischen Lieferbedingungen vorgeschrieben. Vom Lieferanten geplante Änderungen gegenüber den vereinbarten Spezifikationen bedürfen der frühzeitigen Abstimmung und Vereinbarung mit Licatec (vgl. Punkt 4.2). Der Lieferant ist verantwortlich, geeignete Maßnahmen einzusetzen, dass bei Auftreten von Qualitätsabweichungen an Licatec-Erzeugnissen binnen 24 Stunden der Umfang bestimmt ist, welche weiteren Produkte, Chargen, Fertigungs- und Lieferlose betroffen sein könnten. Der Lieferant wird über sein Kennzeichnungssystem oder über sonstige Maßnahmen Licatec so unterrichten, dass dieser eigene Feststellungen treffen kann. Sind nach Einschätzung der Lieferanten ergänzende Daten zur Rückverfolgbarkeit eventuell fehlerhafter Fertigungs- und Lieferlose erforderlich, führt der Lieferant Abklärung mit Licatec herbei.

6. Zusammenarbeit
Die Vertragspartner pflegen eine offene, partnerschaftliche Zusammenarbeit, insbesondere hinsichtlich eines aktiven Informationsaustausches. Der Lieferant informiert Licatec daher über alle Änderungen bezüglich der Produkte und Prozesse und gewährt dem Licatec-Beauftragten Einblick in die jeweiligen technischen Unterlagen. Dabei ist jede Art von Änderungen an Produkten sowie Herstellungsprozessen und -ort, welche die vereinbarte Spezifikation oder die Produktqualität beeinflussen kann, durch Neuabmusterungen aufzuzeigen. Darüber hinaus wird der Zutritt zu den produktionsbezogenen Fertigungsstätten innerhalb der üblichen Geschäftszeiten nach kurzfristiger Voranmeldung und in Begleitung der Geschäftsleitung oder des Qualitätsmanagementbeauftragten ermöglicht. Der Lieferant gewährt Licatec bei technischen Problemen der Produkte umgehend eine angemessene Unterstützung bei der Ursachenermittlung und der Problemlösung. Bestehen Anzeichen von Unvollständigkeit oder Fehlerhaftigkeit der Unterlagen, die von Licatec zur Verfügung gestellt werden, liegt die Verantwortung beim Lieferanten, Licatec umgehend über den Sachverhalt zu unterrichten und bei der Lösungsfindung zu unterstützen.

7. Wareneingangsprüfung bei Licatec
Die Verantwortung zur Bereitstellung fehlerloser Lieferungen oder Produkte obliegt dem Lieferanten. Licatec ist deshalb bestrebt, die Aufwendungen zur Warenannahme zu minimieren. Soweit nichts anderes vereinbart, werden Wareneingangsprüfungen bei Licatec lediglich als Ident- und Mengenprüfung und auf äußerlich erkennbare Transport- und Verpackungsschäden ausgelegt. Weitere Untersuchungsbemühungen von Licatec bestehen nicht. Erfordern Lieferleistung, Qualitätslage oder Zweifel an den qualitätssichernden Maßnahmen des Lieferanten einen erhöhten Aufwand bei Wareneingangsprüfung, Weiterverarbeitung durch Licatec, kann dieser Aufwand dem Lieferanten in Rechnung gestellt werden. Die Ergebnisse aus Wareneingangsprüfung und Lieferleistung fließen in die Licatec Lieferantenbewertung ein.

8. Abweichung von Licatec-Erzeugnissen
Werden Qualitätsabweichungen vom Lieferanten festgestellt oder an bereits gelieferten Produkten vermutet, so ist Licatec unverzüglich zu informieren und das weitere Vorgehen mit Licatec abzustimmen. Die Lieferung von Produkten, die nicht den Licatec-Vorgaben bzw. Spezifikationen entsprechen, bedarf der ausdrücklich schriftlichen Genehmigung durch die Geschäftsleitung Licatec. Wird gelieferte Ware von Licatec beanstandet, ist der Lieferant verpflichtet, die Qualitätsabweichung unverzüglich auf eigene Kosten zu beheben oder die Ware auf eigene Kosten zu ersetzen. Licatec erhebt für die Reklamationsbearbeitung eine Kostenpauschale in Höhe von 25 € je Vorgang. Licatec erhält innerhalb von 5 Werktagen einen ersten schriftlichen Zwischenbescheid, der kurzfristig eingeleitete Maßnahmen aufzeigt und weitere Zieltermine benennt. Bis spätestens 2 Wochen nach Eingang der Reklamation ist eine Stellungnahme zu den Fehlerursachen und den Abstellmaßnahmen (zum Beispiel in Form eines 8D-Reports) an Licatec abzugeben.

9. Mängel bzw. Fehler die beim Kunden festgestellt werden
Werden kundenseitig Mängel bzw. Fehler der Licatec-Gruppe angezeigt, die auf den Lieferanten zurückzuführen sind, so obliegt es dem Lieferanten, ob die Ware vom Kunden zurückgeholt wird und der Lieferant sowohl die Haftung als auch die Kosten übernimmt oder ob der Kunde diese verschrotten kann und kostenfreier Ersatz geliefert wird. Licatec erhebt für die Reklamationsbearbeitung eine Kostenpauschale in Höhe von 25 € je Vorgang. Der Lieferant ist verpflichtet, eine Entscheidung spätestens 5 Tage nach Anzeige zu treffen und Licatec schriftlich mitzuteilen.

10. Vertraulichkeit
Der Lieferant und Licatec verpflichteten sich, die von beiden Häusern erhaltenen technischen Informationen geheim zu halten und nur im Rahmen dieser Vereinbarung zu benutzen. Die Geheimhaltungspflicht entfällt, sofern die Informationen ohne vertragswidriges Zutun einer Partei offenkundig werden oder zum Stand der Technik gehören.

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